Как правильно писать в приказе и. о. директора — советы и примеры

Как правильно указать должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.? Следует ли ее располагать перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу» или «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка»)? Нужно ли склонять должность? В приказе поручение могут выдать подразделению, указав его руководителя в именительном падеже в скобках. Можно ли указывать другого специалиста подразделения, не являющегося руководителем, в скобках? Все эти варианты допустимы или есть предпочтительный?

Вера Иритикова, известная своими резкими оценками, обладает необычной способностью видеть вещи под другим углом.

Эксперт в области документоведения, профессионал по управлению документами, был приглашен в качестве лектора Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.

Выбор подходящего варианта формулировки зависит от типа документа, в котором она используется, в первую очередь.

Настоятельно рекомендуем обратить внимание на пункт 3.25 Примерной инструкции по управлению документацией в государственных организациях (утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 г. № 44), который предлагает руководство по составлению разделов, содержащих распорядительные указания, в тексте приказов (распоряжений) по основным видам деятельности, а также приводит примеры. Эти примеры действительно могут служить образцами.

Если указание предоставляется конкретному подразделению, то необходимо указывать полное его наименование, а в скобках следует указывать фамилию и инициалы руководителя в именительном падеже (то есть Ф.И.О. остается неизменным).

Основное поручение, представленное в документе, было передано отделу, занимающемуся основным направлением работы.

В рамках проверки аккредитации (руководителем С.В. Рукавишниковым) будет проведена проверка документов, связанных с деятельностью компании «Учебный центр ВИТА» в период с 10 по 15 декабря 2020 года.

Пример 2. Подразделению было поручено выполнить задание в соответствии с основным направлением деятельности, указанным в приказе.

Отдел управления документооборотом и контроля за административными вопросами (Минеева В.В.) должен составить окончательный отчет о взаимодействии с жалобами граждан за период с начала 2020 года по 28 декабря 2020 года.

Пример 3. Задание на основную работу было передано внутрифирменному отделу.

Необходимо до 30 ноября 2020 года предоставить департаменту протоколов (Орлову А.А.) план новогодних праздничных мероприятий.

Считается, что данная формулировка в данном абзаце приказа / распоряжения / протокола предпочтительна, когда поручение адресуется всему отделу. В таком случае, руководитель несет ответственность как за деятельность отдела в целом, так и за организацию выполнения конкретного поручения в заданные сроки. При обнаружении указанного стиля формулировки имейте в виду, что руководитель соответствующего отдела помимо своих обязанностей будет подписывать отчет о выполнении поручения или докладную записку о продлении / переносе срока исполнения, вносить отметки в систему электронного документооборота и выполнять другие действия как исполнитель.

ФИО и должность нужно указывать без скобок в дательном падеже, если поручение адресуется конкретному исполнителю. Порядок следования информации должность (с заглавной или строчной буквы), фамилия и инициалы.

В рамках основной деятельности команде было поручено выполнение определенной задачи определенному сотруднику.

Необходимо представить начальнику финансово-бухгалтерского отдела расчет расходов, связанных с организацией внеочередного собрания учредителей до 25.11.2020 года.

Пример 5. В приказе, связанном с основной деятельностью, содержится уникальное поручение, адресованное определенному сотруднику.

Ответственность за выполнение указания возложить на руководителя отдела обмена документами и административного надзора Минееву В.В.

Исполняя распоряжение, связанное с основным направлением работы, определенный сотрудник назначен на выполнение поручения.

4. Поручается Андрею Ковалеву, ведущему специалисту Отдела документационного обеспечения управления, руководство механизмами и процессами методического управления в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел на текущий 2021 год.

Структура текста в приказах по персоналу имеет совершенно иную форму. Трудовые отношения строятся прежде всего с конкретным человеком, занимающим определенную должность в организации по трудовому договору. При составлении приказа по персоналу первоочередно указываются фамилия, имя и отчество работника в полном объеме, далее указывается его должность и наименование структурного подразделения. Все указанные данные подлежат изменеии.

Пример 7. Отмечается выполнение руководящих функций в документе, связанном с работником.

Выражаем благодарность Иванову Ивану Ивановичу, специалисту по контрольно-измерительной аппаратуре, за оперативное выявление потенциальных проблем при запуске автоматизированной линии 15/204-к на промышленное производство.

Пример 8. Обозначено влияние руководства в указании, касающемся сотрудников коллектива, относительно конкретного работника.

С момента 23 ноября 2020 года Иванов Иван Иванович назначен мастером в отделе контрольно-измерительной аппаратуры. Его заработная плата составляет 45 000,00 рублей в соответствии с штатным расписанием.

Эта структура текста послужила основой для разработки образцовых унифицированных бланков приказов, утвержденных Госкомстатом России в 2004 году: о приеме работника на работу (бланк № Т-1), о переводе на другую должность (бланк № Т-5), о поощрении работника (бланк № Т-11), о предоставлении отпуска (бланк № Т-6) и других. Несмотря на то, что использование этих бланков стало необязательным, большинство организаций продолжает применять их. Важно также изменять склонение данных о работнике в зависимости от предшествующего глагола, например: «Предоставить отпуск. Иванову Ивану Ивановичу» или «Прекратить действие трудового договора. Иванова Ивана Ивановича» и так далее.

Связанный с данной темой материал.

Давайте сформулируем рекомендации по составлению текста приказа, опираясь на практический опыт.

Двенадцатый номер журнала за 2020 год.

Изучите публикацию под названием «Надлежащее составление и оформление документов к протоколам в делопроизводстве» в журнале №11 за 2020 год.

Изучите публикацию под названием «Практическое руководство по организации офлайн и онлайн совещаний» в журнале №11 за 2020 год.

Значение указания должности и инициалов для официального документооборота

Важность обозначения роли и идентификации лица в документах

Один из ключевых аспектов официального документооборота – это четкое определение роли и полномочий лица, подписывающего документ. Указание должности и инициалов помогает не только идентифицировать автора, но и определять его ответственность и компетентность в конкретном вопросе. Это особенно важно при обмене документами между различными структурами или организациями, где необходимо четко понимать, кто именно принимает решения или несет ответственность за содержание документа.

Обеспечение прозрачности и эффективности коммуникации

Правильное указание должности и инициалов в документах способствует более эффективному общению между участниками процесса. Это помогает избежать недоразумений и уточнений, ускоряет процесс принятия решений и позволяет более точно определить круг лиц, участвующих в данном документальном обмене. Таким образом, правильно оформленные документы с указанием должности и инициалов способствуют улучшению коммуникации и сохранению документооборота в рамках установленных правил и процедур.

Способы указания должности и инициалов в различных типах документов

В данном разделе мы рассмотрим различные способы обозначения занимаемой должности и инициалов в разных видах официальной документации. Это поможет сделать ваше обращение более формальным и корректным.

1. В бизнес-письмах: при написании коммерческих предложений или корреспонденции с партнерами, указывайте свою должность и инициалы после подписи. Это поможет вашему собеседнику быстро определить ваш статус в компании и познакомиться с вашей идентификацией.
2. В официальных отчетах: включайте информацию о своей должности и инициалах в начале документа. Это поможет читателям сразу понять, кто автор материала и насколько его слова авторитетны.
3. В соглашениях и контрактах: обязательно укажите свою должность и инициалы сразу после подписи документа. Это поможет участникам сделки точно определить вашу роль в процессе и избежать недопониманий в будущем.
4. В презентациях и отчетах: включайте информацию о вашей должности и инициалах на слайдах с информацией о себе. Это поможет вашим слушателям лучше понять вашу профессиональную область и степень компетентности.

Значение правильного указания информации о занимаемой должности и инициалах в официальных документах

В данном разделе будет подробно рассмотрено значение корректного указания информации о занимаемой позиции и сокращенных именах и фамилиях в официальных бумагах. Это имеет важное значение для четкости и ясности коммуникации в рамках официального документооборота.

Правильно заполненные данные о должности и инициалах помогают установить идентификацию отправителя документа и указать его статус в организации. Это способствует улучшению процесса обработки и анализа информации, а также предотвращает возможные недоразумения и ошибки при передаче документов.

Значение правильного указания должности и инициалов

В данном разделе мы рассмотрим важность точности и ясности при определении ролей и идентификации лиц в официальных документах. Правильное использование соответствующих терминов и обозначений играет ключевую роль в установлении статуса и ответственности субъектов в рабочих отношениях и деловой переписке.

Точное указание должности и инициалов усиливает авторитет и четко фиксирует ответственность за принятые решения. Профессионализм и дисциплинированность в подобных вопросах способствуют укреплению деловых отношений и формированию доверия со стороны партнеров и коллег.